Dalam tulisan yang lalu kita sudah melihat pak kepala sekolah melakukan satu urutan lengkap SRM. Kegiatan ini harus diulangi terus-menerus untuk mendapatkan hasil yang lebih sempurna.

Kembali ke warung mpok Nunung. Dulu waktu baru buka warung mpok Nunung terkenal dengan pecelnya yang enak. Warungnya kurang laku karena faktor-faktor yang disebutkan di tulisan pertama. Mpok Nunung waktu itu hanya memberi perhatian pada kualitas pecelnya. Perhatiannya kurang pada hal lain seperti pelayanan, porsi yang standar, tempat yang bersih dan lainnya.

Mpok Nunung selalu merasakan pecel yang dia buat sebelum diberikan pada pelanggannya. Begitu juga anaknya dan anak buahnya. Mpok Nunung sudah melakukan Quality Control. Menyeleksi rasa pecel yang diberikan pada pelanggannya. Jadi kalau tidak enak, akan dibuatkan yang baru sebelum sampai ke pelanggannya.

Ternyata usaha ini kurang memberikan hasil yang sempurna dan pecel yang sudah jadi banyak yang terbuang karena tidak memenuhi standar kualitas yang diberikan oleh mpok Nunung.

Sekarang dengan manajemen mutu yang baru, mpok Nunung mengendalikan dan memantau semuanya dari awal. Jadwal beli bahan untuk membuat pecel, memilah kacang dari yang keras dengan yang baik, menyamakan kualitas pecel dengan mengadakan "training" untuk semua pembuat pecel di warungnya dan lain-lain. Akhirnya tanpa sadar kualitas pecel sudah ditentukan bahkan sebelum pecelnya dibuat. Inilah yang disebut dengan Quality Assurance.

Jadi kalau Quality Control melakukan kendali mutu atas barang yang sudah dibuat, maka Quality Assurance melakukan kendali mutu dengan orientasi proses. Kendali berorientasi proses ini tidak hanya berfokus pada proses pembuatan pecel tapi mencakup semua proses termasuk kebersihan warung. Quality Assurance juga berfokus dalam pencegahan defect bukan perbaikan. Lebih baik mencegah daripada mengobati.

Quality Control memeriksa hasil dari produk yang sudah jadi, sedangkan quality assurance menentukan kualitas seblum barang dibuat dan memastikan hasilnya akan sama dengan yang diinginkan.

Safety assurance juga sama. Semua diawasi dan ditindaklanjuti. Setiap kali ada ketidaksesuaian akan diselesaikan bahkan sebelum hal tersebut terjadi. Pesawat tidak diperbaiki waktu rusak tapi dikendalikan agar tidak rusak. Kecelakaan tidak ditunggu terjadi tapi dihalangi agar tidak terjadi. Proses ini berulang terus menerus.

Hari berikutnya.
Pak kepala sekolah sudah tenang sekarang. Dia sudah bisa membayangkan sistem SRM yang akan dia buat.

"Suleh, buatkan satu pecel untuk pak kepala sekolah!". Mpok Nunung ingin tetap mengobrol. Pak kepala sekolahpun tidak keberatan karena pecelnya akan sama kualitasnya dengan buatan mpok Nunung. Pak kepala sekolah sebenarnya agak pusing juga dengan cerita warung pecel ini, tapi karena hatinya sudah tenang sekarang dia mencoba untuk membuat safety assurance seperti quality assurance yang dibuat oleh mpok Nunung.

Resiko kabel dan tiang SUTET masih terngiang di kepala pak kepala sekolah. Resiko sudah diidentifikasi. Kendali untuk mengurangi resiko pun sudah dilakukan. Sekarang bagaimana untuk memantau kendali resiko ini?

Continous Monitoring
Mpok Nunung terus saja berceloteh," Saya tuh biarpun pecel udah enak, sekarang saya tetep perhatiin semuanya dari mulai belanja di pasar sampe ngulek bumbu.". Semuanya sekarang dipantau.

Pak kepala sekolah berpikir, untuk masalah ini sepertinya semua yang terbang lewat kabel SUTET harus melaporkan kondisi tiang dan kabel. PLK juga harus ditelpon secara berkala agar mereka cepat-cepat memasang tanda visual. Hasil rapat dengan otoritas bandar udara juga harus ditindaklanjuti. Sekarang semua laporan baik resmi atau hanya hasil dari mengobrol langsung dicatat oleh pak kepala sekolah. Pengumpulan data (data acquisition) membuat proses monitoring atau pemantauan ini berjalan lebih mudah.

Internal audit dan evaluasi
"Anak-anak sudah bisa bedain kacang yang bagus dengan kacang yang jelek, tapi tetap aja saya sekali-sekali ikut milihin kacangnya. Kadang-kadang cara memilahnya salah". Sekali-sekali mpok Nunung masuk ke sebuah proses dan mencari hal yang bisa diperbaiki.

"Kalau lagi waktu kosong gak ada pembeli, saya mengobrol sama anak-anak sekalian cari tahu apa sih yang dicari pembeli," mpok Nunung mengevaluasi usaha warungnya.

Pak kepala sekolah dalam pikirannya meninjau kembali semua penerbangan training. Meninjau kembali kegiatan dispatch. Membaca lagi gambar kabel SUTET di peta.

Analisa data (data analisys) juga dapat dilakukan bersamaan dengan kegiatan lain seperti rapat bulanan, rapat mingguan. Isi analisa ini tidak hanya masalah yang terjadi tapi juga bisa mengenai hal lain yang timbul sejak rapat terakhir.

External audit
"Malah kadang-kadang kalau mamah saya yang juga jualan pecel di kampung datang, saya minta untuk liatin cara bikin pecel di sini. Ada aja nasehatnya buat kita".

Ternyata ini yang disebut external audit, pikir pak kepala sekolah. Harus ada orang dari luar yang bisa memberikan pandangan lain untuk sistem yang sudah ada. Wah, bayar external auditor sepertinya mahal. Mungkin bisa dilakukan nanti pada waktu sekolah menambah armada pesawat dan jajaran instruktur.

Investigasi
"Kalau semuanya sudah bener tapi masih ada juga pecel yang gak enak, ya saya periksa lagi semuanya.". Dalam sistem sekolah Odong, saat ini tidak ada yang perlu diinvestigasi lagi.

Laporan dari lapangan
"Sekarang malah kalau ada yang gak bener, misalnya penjual kacang mau pulang kampung, si Suleh langsung buru-buru laporan sama saya".

Hari ini semua penerbangan sudah waspada dengan kabel SUTET. Informasi yang tadinya hanya diketahui oleh Kasino dan siswanya sekarang sudah menjadi pembicaraan hangat. Instruktur lain malah kaget karena mereka tidak sadar ada kabel SUTET di training area. Mereka berterima kasih pada Kasino. Setiap orang bahkan mulai berani melaporkan apa saja yang dilihat dan dirasakan akan mempengaruhi keselamatan. Mereka tahu apapun laporannya maka akan ada proses dan tindakan untuk mengurangi, untuk menyerap bahkan menghilangkan semua bahaya (hazard) yang ada.

Sistem pelaporan dan tindaklanjut inipun berefek baik bagi sekolah. Perhatikan laporan si Tongki mekanik cerdas pada pak kepala sekolah." Pak, saya perhatikan kita harus ganti ban pada waktu jam terbang pesawat mencapai sekitar 800 jam. Jadi daripada seperti biasanya menunggu bannya botak lalu pesan ban, mungkin pada waktu jam terbang mencapai 700 jam kita sudah bisa pesan ban baru."

Biasanya pemesanan ban perlu waktu beberapa hari. Beberapa hari itu pesawat tidak bisa terbang karena salah satu atau lebih bannya sudah botak. Sekolah menghemat hari-hari yang terbuang dengan sistem pelaporan ini.

Sampai di sini tidak ada biaya yang dikeluarkan oleh Odong flying school untuk menerapkan SMS. Biayanya hanya waktu yang dikeluarkan untuk mencatat, mendokumentasikan dan meninjau ulang. Itupun tidak banyak waktu yang dipakai.

Kapan SRM dan Safety Assurance berakhir? SRM dan SA untuk sebuah hazard berakhir pada waktu hazard itu hilang. Pada kasus kabel SUTET, pada waktu kabel dicabut. Sementara SMSnya sendiri terus dilakukan untuk mengenali hazard-hazard baru atau yang masih tersembunyi. Apa contohnya hazard yang tersembunyi? Salah satu contohnya kabel SUTET yang sudah diberi tanda visual ternyata masih susah terlihat dari arah tertentu, misalnya pada waktu berhadapan dengan cahaya matahari. Proses SRM dan SA akan diulangi kembali.

Karena itu proses-proses monitoring, audit, investigasi, evaluasi, pelaporan, harus dilakukan tanpa berhenti.