Catatan awal penulis: Dalam peraturan penerbangan tidak ada cara atau metoda untuk menerapkan SMS (Safety Management System) baik dokumentasi ataupun prosedur. Yang ada adalah point, personel atau bagian yang harus ada dalam sebuah sistem manajemen keselamatan (SMS). Artikel ini memberikan gambaran sederhana bagaimana membangun sebuah sistem manajemen sederhana yang mungkin berbeda dengan kompleksitas organisasi yang anda miliki. Safety Risk Management dan Safety Assurance yang disebutkan di bawah ini hanyalah satu dari banyak metoda yang bisa dipakai. Tulisan ini membahas cara melakukan SRM (Safety Risk Management) sebagai alat awal membangun SMS.

-----------------------------------------------------------------

Beberapa saat setelah penerapan sistem manajemen mutu di warung pecel mpok Nunung.

Dalam cerita sebelumnya mpok Nunung mulai melakukan sesuatu untuk melanjutkan kualitas warung pecelnya. Di kota yang sama, sebuah sekolah penerbang sedang mulai membuat sebuah sistem manajemen keselamatan (SMS, safety management system) karena diharuskan oleh otoritas penerbangan setempat. Pemilik sekolah yang juga adalah kepala sekolah merasa sistem ini tidak perlu karena sekolah ini hanyalah sebuah organisasi dengan 2 buah pesawat dan 4 orang instruktur. Sistemnya terlalu rumit, mahal dan tidak mudah kalau diterapkan. Katanya, "Kami tidak punya waktu untuk menerapkan SMS".

Untung inspektur dari otoritas berkata dengan tegas pada pemilik sekolah ini. Katanya SMS lebih murah daripada sebuah kecelakaan. Kalau kita tidak punya waktu untuk SMS maka artinya kita tidak punya waktu untuk mengusahakan keselamatan.

Pemilik sekolah cukup bingung untuk menerapkan semua istilah yang pernah dipakai di warung pecel bu Nunung di bagian satu, tulisan sebelumnya. Dalam kebingungannya beliau bertemu dengan mpok Nunung di warung pecelnya.

"Pecel pak?", "Iya bu, seporsi pecel, pedasnya sedang, seperti kemarin".

Sambil mengulek bumbu pecel mpok Nunung bertanya ingin tahu," kok sepertinya sedang resah pak?". "Iya bu, saya diperintahkan membuat sesuatu yang saya nggak ngerti". "Apa tu pak?".

"Ini bu",katanya sambil menunjukkan bagan alur Safety Risk Management dan Safety Assurance yang merupakan bagian dari SMS.

Untungnya mpok Nunung adalah orang yang baik dan cukup pintar meskipun agak sok tau. "Ini sih seperti kasus warung saya pak", kata mpok Nunung agak sok tau. Bayangkan saja sebuah flying school disamakan dengan warung pecel.

Pada waktu pak kepala sekolah mulai makan mpok Nunung mulai bercerita.

"Dari yang mudah ya pak". Mpok Nunung melanjutkan," Saya sih dengerin aja keluhan anak-anak", maksudnya anaknya dan anak buahnya.

"Selama ini pernah ada yang laporan kalau ada sesuatu yang tidak beres gak pak? Dari guru, murid, montir kapal, tukang parkir". Maklum mpok Nunung tidak familiar dengan kata-kata flight instructor, student pilot, aircraft mechanic, dan lainnya.

Describe System

"Ada sih, kemarin si Kasino sehabis terbang dengan siswanya mengeluh ada tiang dan kabel SUTET baru di area belajar terbang. Katanya tiang itu belum ada lampunya atau  tanda-tandanya". SUTET adalah Saluran Udara Tegangan Ekstra Tinggi, yaitu kabel dengan listrik tegangan tinggi. Harusnya ada tanda visual agar mudah dilihat dari udara.

"Terus diapain pak?", "Ya saya dengerin aja, abis mau diapain? Masa kita suruh PLK lepasin lagi tiang-tiangnya?". PLK (Perusahaan Listrik Kerajaan) adalah perusahaan di negara mereka, sejenis PLN di Indonesia.

"Bukan, maksud saya dicatet gak pak?", "Catet? Emang mesti dicatet?"

"Kalau bisa sih dicatet aja, nih saya juga punya buku notes, biar bisa saya inget-inget lagi masalahnya apa". Mpok Nunung menunjukkan buku kecil yang isinya catetan keluhan si Suleh dan anak buahnya.

Ide bagus, pikir pak kepala sekolah. Dia buka smartphonenya dan mulai mencatat. "Mau nelpon siapa pak?", "Nggak, ni saya catet deh laporan si Kasino".

Pak kepala sekolah baru saja membuat sebuah sistem pelaporan sederhana. Catat semua masalah. Beliau sudah ada di bagian pertama dari SRM. Describe System.

Identify Hazard

"Setelah dicatet diapain lagi bu?", pak kepala sekolah baru sadar, buat apa dia catat sesuatu kalau tidak akan dibahas lagi.
"Kalau saya sih, saya cari masalahnya, contohnya kemarin si Suleh ngulek bumbu, katanya kacangnya lebih keras dari biasanya.Tadinya saya biarin aja, tapi dipikir-pikir saya yang rugi kalau gigi langganan saya copot gara-gara kacangnya keras". "Warung saya bakalan tutup seperti warung bu Endut".

Pak kepala sekolah berpikir keras. "Kalau laporannya si Kasino apa masalahnya ya?". "Tidak ada tanda visual", otaknya menjawab sendiri lalu dia menuliskan masalahnya di telepon genggamnya yang pintar.

Risk Analysis

Bu Nunung terus saja mengoceh," Saya tuh kalau ada seperti itu langsung saya lihat semua kacangnya. Taunya gak semuanya keras cuma sebagian aja. Tapi yang keras emang  keras banget. Sampe si Suleh pake palu mecahinnya.". Lebay...
"Kok berhenti makannya pak?".
"Sebentar, saya telepon dulu PLK, halooo, dengan PLK? Ini mas saya dari sekolah terbang Odong mau tanya memangnya tiang SUTET yang baru itu belum ada tandanya ya?"."Iya, pak", kata petugas PLK.
"Kapan dipasangnya pak?",
"eehh...", tidak ada jawaban. ..

Pak Kepala sekolah menelepon ke otoritas bandar udara. "Halo, Tower Rawa Buaya?", "Benar pak, ada yang bisa dibantu?"
"Saya kepala sekolah Odong Flying School. Tadi salah seorang flight instructor saya ada yang melaporkan ada tiang listrik SUTET baru tanpa tanda".
"O, iya pak, kami sudah tahu".
"Bisa minta tolong untuk menghubungi PLK untuk memasang tanda-tanda"
"Sudah ditelepon sih pak, tapi kan butuh waktu", "Baik terima kasih mas".

Beberapa pertanyaan berkecamuk di pikiran pak kepala sekolah.

Pesawat dan kabel listrik tegangan tinggi: tidak cocok, bukan jodohnya. Lokasi: sering dilewati. Bahayanya kalau bertemu: mengerikan. Kemungkinan keduanya bertemu: sangat tinggi.

Risk Assessment

"Dimakan atuh pak pecelnya, jangan bengong aja, saya mau terusin cerita jadi gak enak".
"Eh maaf, terusin aja ceritanya bu Nunung..".
"Iya, tadi tuh kacang yang keras, sebenarnya sih masih bisa saja dipakai asal dipisahkan dulu sebelum digoreng antara kacang yang keras dengan yang normal".

Masalah bu Nunung bisa diterima dengan kondisi tertentu yaitu memisahkan kacang keras dengan kacang normal.

Masalah pak kepala sekolah tidak bisa diterima, maksudnya tidak bisa dibiarkan saja.
Pak kepala sekolah jadi membayangkan kacang di kabel listrik. Tetap saja tidak bisa diterima.

Hasil dari proses ini adalah:

• bisa diterima (acceptable) atau,
• tidak bisa diterima (unacceptable)

Kalau bisa diterima berarti tidak perlu ada tindakan berarti.
Kalau tidak bisa diterima berarti ada tindak lanjut yang harus dikerjakan. Jelas bahwa masalahnya ini unacceptable.

Risk Control

Bu Nunung melakukan pemisahan kacang keras dan kacang normal sebagai usaha pengendalian dan pengurangan resiko (risk control and mitigation).

Pak kepala sekolah langsung mengambil telepon genggamnya dan mulai:

• menulis email ke seluruh instruktur, siswa, staff dan teknisi di sekolah. Isinya memperingatkan bahaya tiang dan kabel ini.
• Staff operasi diberitahu untuk memberikan memo kepada setiap orang yang akan terbang tidak peduli dia sudah diberitahu atau belum. Juga keharusan memasang memo di papan pengumuman di dinding.
• Teknisi diminta untuk mengingatkan setiap penerbang setiap kali melepas/release sebuah pesawat terutama pada pagi hari waktu jarak pandang cukup terbatas. 
• Instruktur diminta untuk mengajarkan lokasi tiang SUTET dan menggambarkannya di peta penerbangan.
• Siswa dan instruktur harus memasukkan ancaman bahaya tiang ini dalam setiap take off briefing.

Semua harus dilakukan sampai PLK memasang tanda-tanda visual di kabel dan tiang SUTET.

Di telepon genggam pak kepala sekolah yang senang menulis dalam bahasa Inggris tertulis:

System: Training area.
Hazard: Unmarked powerline.
Analysis: High risk.
Assesment: Unacceptable.
Controls: Identified. 

Pak kepala sekolah yang juga penerbang merenung. Tidak ada yang baru dari SRM dan SA. Semua proses yang tadi dia lakukan adalah proses normal dalam melakukan sebuah tugas penerbangan. Yang baru adalah mengatur SRM dan SA dalam sebuah sistem yang disebut SMS.

Proses ini dilakukan kurang dari 30 menit. Tentu saja karena organisasinya cukup kecil. Dalam sebuah organisasi yang lebih besar, proses ini mungkin tidak bisa dilakukan oleh pemimpin organisasi. Proses ini bisa didelegasikan ke orang lain atau ke sebuah departemen khusus yang menangani safety. Yang penting adalah komitmen dari top management.

Apakah SMS kita sudah selesai? Hampir. Kita bahkan belum selesai dengan SRM. Sedikit lagi.

Kita harus memikirkan apakah hal yang kita lakukan di atas akan menyisakan resiko (residual risk) dari yang sudah dikenali sebelumnya atau malah menyebabkan sebuah resiko baru (substitute risk).

Meninjau ulang kembali kegiatan yang sudah dilakukan bisa memastikan apakah resiko yang ada sudah hilang atau tidak bertambah menjadi resiko baru. Contoh tinjauan ulang ini bisa berupa:

• mengobrol dengan karyawan, siswa dan instruktur,
• terus mengingatkan tentang bahaya tiang SUTET,
• rapat dengan pejabat PLK yang juga dihadiri oleh otoritas bandar udara dan otoritas penerbangan setempat.

Di sini proses SRM selesai. Berapa lama? Tidak lebih dari 30 menit.

Tulisan berikutnya akan membahas tentang Safety Assurance.

Catatan selanjutnya: pengetahuan tentang SRM dan Safety Assurance lebih penting daripada pemilihan cara pencatatan/ metoda dokumentasi. Cara membuat dokumentasi dapat dipilih dengan cara yang paling mudah untuk organisasi tersebut.

Perbedaan cara dokumentasi yang dilakukan oleh mpok Nunung dengan buku notesnya dan pak kepala sekolah dengan telepon genggamnya atau penggunaan formulir oleh departemen safety adalah normal. Penggunaan bahasa Inggris juga tidak diperlukan karena SRM ini akan digunakan secara internal oleh organisasi tersebut. 

Sumber: Video dari FAA di youtube.com dengan judul "Safety Management System (SMS) for Small Operators"